Sivu 8 / 9

Toimintojen kumoaminen ja turvakopiot

Office-ohjelmistojen eräs keskeisin toiminto on kumoaminen (englanniksi undo), jolla voit peruuttaa yhden tai useampia tekemiäsi muutoksia.

Huomaa

### Kurssilaisen sanomaa

Minulla oli kurssia suorittaessa Undo-painike kovassa käytössä. Useita asioita opettelin ja testasin kokeilemalla. Se onkin helpoin tapa oppia minulle. Eli rohkeasti vaan kokeilemaan.

Kitta Ränk, restonomiopiskelija, Haaga-Helia

Toisinaan, kun olet tekemässä isoja muutoksia tiedostoon, kannattaa toisinaan tiedostosta tehdä ”turvakopio”. Tällöin voit palauttaa tiedoston kopiosta, jos tekemissäsi muutoksissa meni jotain sekaisin. Käytännössä turvakopio tehdään Tallenna nimellä ‑toimintoa käyttäen.

Tutustutaan seuraavaksi kumoamiseen ja turvakopion tekemiseen.

Tehtävä: Kumoa tekemäsi toiminto

Tutustutaan seuraavaksi kumoamiseen. Kirjoita Word-asiakirjaan tekstiä ja lopuksi lihavoi tekstistä sana. Testaa tämän jälkeen kumoamista joko painikkeesta tai pikanäppäimestä, kumpi vain on sinulle luontevampaa.

#### Aloitus
#### Kirjoittaminen
#### Lihavointi
#### Ensimmäinen kumoaminen
#### Toinen kumoaminen

Voit myös kokeilla, miten kumotaan tekstin kirjoittaminen, tekstin liittäminen, kuvan lisääminen, taulukon lisääminen ja tekstin poistaminen. Kumoaminen käsittelee yhteen paikkaan kerralla kirjoitettua tekstiä yhtenä kokonaisuutena, samoin yhdestä paikasta kerralla poistettua tekstiä. Jos lisäät taulukon ja kirjoitat sen soluihin tekstiä, kumoaminen poistaa yhden tekstin lisäämisen kerrallaan ja lopuksi itse taulukon lisäämisen.

Perehdy: Tee uudelleen -toiminto ja Toista-toiminto

**Kumoa**‑toiminnolla ei voi kumota kumoamista, mutta saman vaikutuksen saa aikaan **Tee uudelleen** ‑toiminnolla. Se toteuttaa uudelleen viimeksi kumotun toiminnon.

Tee uudelleen ‑painike sijaitsee Kumoa‑painikkeen alapuolella, ja sen pikanäppäinyhdistelmä on Ctrl+Y.

Silloin, kun viimeksi tehty toiminto ei ollut kumoaminen, Tee uudelleen ‑painiketta ei ole, mutta on Toista‑painike, joka toistaa viimeksi tehdyn toiminnon ja josta on kuva alla. Senkin pikakomento on Ctrl+Y, jonka vaikutus siis riippuu siitä, oliko viimeisin toiminto kumoaminen vai jokin muu.

Tehtävä: Tallenna tiedosto toisella nimellä

Ennen isoja muutoksia, voit varmuudeksi tallentaa tiedoston toisella nimellä ja tehdä muutokset siihen, jotta tiedoston aiempi versio säilyy koskemattomana.

Huomaa siis, että tallennettuasi tiedoston nimellä, muokkaukset kohdistuvat uuteen tiedostoon.

Ohje

### Tiedoston siirtäminen

Voit myös tarvittaessa siirtää tiedostosta kopion toiseen hakemistoon Tallenna nimellä ‑toimintoa käyttäen.

Pikanäppäin

Pääset pikanäppäimellä F12 suoraan perinteiseen tallennusnäkymään. Se on sama, johon pääset yllä kuvatuissa näkymissä napsauttamalla kohtaa Lisää vaihtoehtoja…. Mikäli koet tämän näkymän itsellesi luontevammaksi, kannattaakin pikanäppäin painaa korvan taakse.

Selkeyttä tiedostoihin

Mikäli teet itsellesi varmuuskopion, se kannattaa nimetä selkeästi. Voit esimerkiksi käyttää tiedoston nimen perässä olevaa versionumeroa tai päivämäärää (esim. Muistio v1.docx).

Kannattaa myös poistaa tarpeettomat kopiot. Mikäli niitä kertyy suuri määrä, oikean kopion löytäminen voi olla vaikeaa.

OneDrive

Kun tiedosto on tallennettu OneDriveen, eri nimellä tallentamisen toiminnon nimenä on Tallenna kopio.

Kun sisäistät kumoamisen, Office-ohjelmistoja ei enää tarvitse pelätä ja niiden käyttö ja opettelu on paljon vapaampaa.

Merkataanko suoritetuksi ja mennään eteenpäin Sähköposti ja Outlook -sivulle?

EiKyllä