Sivu 7 / 7
Asiakirjamallilla tarkoitetaan valmiita asiakirjapohjia. Wordissä on useita valmiita asiakirjamalleja, joita Word tarjoaa sinulle, kun luot uutta asiakirjaa. Tavallisesti aloitamme asiakirjan tekemisen malliin Tyhjä asiakirja
Asiakirjamallit voivat merkittävästi tehostaa Wordin käyttöä. Opiskelijana sinulla voi esimerkiksi olla valmis malli harjoitustöitäsi varten. Yrityksetkin käyttävät usein erilaisia asiakirjamalleja eri tarkoituksiin, ja nämä mallit on yleensä suunniteltu vastaamaan yrityksen brändi-ilmettä.
Asiakirjamalli aukeaa aina uutena tiedostona, jolloin siihen ei voi vahingossa tehdä muutoksia.
Asiakirjamalli voidaan tallentaa mihin tahansa kansioon, ja kun tiedostoa kaksoisklikataan, ollaan aina aloittamassa uutta tiedostoa.
Yleisimmin mallit tallennetaan Wordissa määritettyyn mallien kansioon, jolloin asiakirjamallia ei tarvitse etsiä erillisistä kansioista, vaan se tulee tarjolle Tiedosto Uusi
Luomme asiakirjamallin OmaAsiakirjamalli.dotx , jonka tallennat omalle koneelle. (Huomaa tiedoston dotx-pääte.)
Luomme malleille oman kansion ja määrittelemme, että Word osaa hakea asiakirjamallin sieltä.
Mac: Mallit-niminen kansio
Mac-tietokoneet poikkeavat merkittävästi Windows-tietokoneista tiedostojärjestelmänsä puolesta. Voit esimerkiksi luoda Mallit -kansion Dokumentit
Avaa **Finder**-sovellus.
Napsauta vasemmassa listassa olevaa Dokumentit Shift+Cmnd+N -pikanäppäinyhdistelmää. Kirjoita hakemistolle nimeksi Mallit .
Tehtävä: Luo Mallit-niminen kansio
Ennen kuin tallennat asiakirjoja malliksi, käy luomassa kansio, johon mallit tallennetaan. Mikäli et tiedä, mitä kansiota käyttää, voit käyttää esimerkiksi C:\Mallit ‑kansiota. Vaihtoehtoisesti voit luoda kansion myös esimerkiksi kohdan Tämä tietokone Tiedostot C:\Mallit ‑kansion.
Hienoa
Käynnistä Windowsin Resurssienhallinta `Win+E`‑näppäinyhdistelmällä ja siirry C:-asemalle.
Kuva käyttäjän Windowsin resurssienhallinnasta, jossa C-asema on auki Napsauta C: ‑aseman sisällä (ikkunan oikeanpuoleisessa alueessa, jossa näkyy kansioita) hiiren kakkospainiketta ja valitse Uusi Kansio
Kirjoita kansiolle nimeksi Mallit ja paina Enteriä.
Sulje Resurssienhallinta .
Mac: Mallien oletussijainti
Mallien oletussijaintia ei Mac-versiossa voida muuttaa.
Oletussijainti on kuitenkin siinä määrin hankala löytää, että suosittelemme varovaisuutta sen käytössä. Kansio on kotihakemistossasi alla seuraavassa hakemistossa: Library/Group Containers/UBF8T346G9.Office/User Content/Templates . Alla olevassa tehtävässä luomme malleille oman erillisen hakemiston.
Tehtävä: Määritä Wordissa mallien tallennussijainti
Hienoa
Käynnistä Word ja valitse aloitusikkunassa Asetukset
Wordin asetukset Mikäli sinulle ei aukea aloitusikkunaa tai olet jo käynnistänyt Wordin, Asetukset Tiedosto
Omien mallien oletussijainti sijaitsee Tallenna asiakirjat -ryhmän alimpana Valitse Tiedosto Asetukset Tallentaminen Omien mallien tallennussijainti
Ohje
#### Käytän omaa kansiota, miten saan selville hakemiston nimen?
Mikäli loit kansion esimerkiksi kohdan Tämä tietokone Tiedostot Resurssienhallinta (avataan Win+E‑näppäinyhdistelmällä) ja avaa se. Napsauta hakemistonimen perässä olevaa alaspäin osoittavaa nuolenkärkeä, jolloin kansion "oikea" nimi tulee näkyville. Voit kopioida sen Ctrl+C‑näppäinyhdistelmällä.
Perehdy: Valmiit tekstit asiakirjamalleissa
Seuraavassa tehtävässä tallennamme Wordin_edistynyt_kaytto.docx -tiedostosta asiakirjamallin.
Malliin tallentuvat kaikki asiakirjan tiedot, tyylit, tunnisteet, sivuasetukset jne.
Malliin tallentuvat myös kaikki tekstit, joita asiakirjassasi on.
Usein asiakirjamalleista poistetaan kaikki tekstit, jolloin käyttäjä pääsee aloittamaan asiakirjan kirjoittamisen tyhjään asiakirjaan. Toisinaan taas asiakirjamalli saattaa sisältää jo valmiita tekstejä, joita asiakirjassa oletetaan olevan. Esimerkiksi sopimuspohjassa voi olla paikat sopimusosapuolille, jolloin tähän liittyvät otsikot voi kirjoittaa asiakirjamalliin valmiiksi.
Mac: Mallin tallentaminen
Käytämme Mac-versiossa Tallenna nimellä…
Ohje
### Tallenna mallina -toiminto
Mac-versiossa on oma erillinen oletuskansio malleille, johon on mahdollista tallentaa malleja Tiedosto Tallenna mallina Tallenna mallina
Tästä syystä käytämme Tallenna nimellä…
Tehtävä: Tallenna työstämäsi asiakirja uudeksi malliksi
Tässä tehtävässä käytetään aikaisemmissa osioissa työstettyä Wordin_edistynyt_kaytto.docx ‑tiedostoa. Tallenna tiedosto varmuudeksi ensin asiakirjamalliksi (dotx-tiedostoksi) teksteineen.
Hienoa
### Tallennus malliksi
Muuta tiedostotyyppi on vasemman valikon toisena. Malli on Tiedostotyypeistä viimeinen. Tallenna nimellä on ikkunan alhaalla Valitse Tiedosto Vie Muuta tiedostotyyppi Malli (*.dotx) Tallenna nimellä
Tallennussijainti määritellään ikkunan yläosassa Tallenna malli määrittelemääsi omien mallien sijaintiin ja anna tiedostolle nimeksi OmaAsiakirjamalli.dotx .
Voit myös tallentaa asiakirjamallin mihin tahansa kansioon, jolloin saat sen käyttöön kaksoisnapsauttamalla tiedoston nimeä.
On kuitenkin suositeltavaa luoda ja määritellä oma mallikansio, sillä silloin voit aloittaa uuden asiakirjan suoraan Wordista valinnalla Tiedosto Uusi
Asiakirjamalliksi tallentamisen jälkeen, poista tekstit valitsemalla koko asiakirja Ctrl+A‑näppäinyhdistelmällä ja painamalla Delete-näppäintä.
Tallenna malli tämän jälkeen uudelleen Tallenna
Tällä varmistetaan, ettet vahingossa tallenna tyhjää asiakirjaa sen alkuperäisellä Wordin_edistynyt_kaytto.docx ‑nimellä.
Tehtävä: Sulje työstämäsi asiakirjamalli ja aloita uusi asiakirja käyttäen luomaasi mallia
Hienoa
### Uusi asiakirja omasta mallista
Aloita uusi asiakirja valinnalla Tiedosto Uusi
Valitse Henkilökohtainen
Henkilökohtainen on välilehti, joka sijaitsee Tyhjä asiakirja -painikkeen alla Tehtävä: Tallenna asiakirja nimellä Tyhjä.docx ja sulje tiedosto
Huomaatko, että sinulle avautui uusi asiakirja ja että jos painat Tallenna Tallenna nimellä ‑ikkuna, josta voit valita tallennuspaikan ja antaa nimen.
Et vahingossa pääse tallentamaan mallin päälle, jolloin käyttö on turvallista.
Olet päässyt viimeisen Word-luvun loppuun, hienosti tehty! Tällä sivulla olet luonut ja tallentanut oman asiakirjamallin. Edeltävillä sivuilla olet käynyt läpi ja harjoitellut useita erilaisia toimintoja asiakirjoihin ja niiden käsittelyyn liittyen. Luultavasti osa toiminnoista onkin jo jäänyt mieleesi, mutta on varmasti myös asioita, joita on hyvä kerrata vielä myöhemmin. Asioiden mieleen palauttaminen on kuitenkin kerta kerralta helpompaa.
Palauta Wordin_edistynyt_kaytto.docx ja OmaAsiakirjamalli.dotx sähköpostin liitetiedostona osoitteeseen palautus@kunnollavauhtiin.fi. Laita sähköpostin otsikoksi Word 3 palautus.
Liitteitä tulisi olla kaksi:
Wordin_edistynyt_kaytto.docx OmaAsiakirjamalli.dotx (sijaitsee luomassasi Mallit -kansiossa)
Oletko palauttanut tehtävän?
Ei Kyllä