Sivu 2 / 15

Tekstin syöttäminen ja otsikointi

Tällä sivulla aloitat moduulissa luotavan asiakirjan kirjoittamisen. Sivu koostuu muutamasta tehtävästä, joiden avulla viet asiakirjaasi eteenpäin samalla Word-ohjelmistoon perehtyen.

Tavoite

Sivun lopussa asiakirjasi tulisi näyttää seuraavalta.

Tekstiä, jossa on kuusi kappaletta ja kappaleissa tekstiä usealla rivillä

Ohje

Wordin sujuva käyttö pohjautuu siihen, että käytät tekstiä kirjoittaessasi tyylejä.

Muotoile "käsin" (lihavoi, kursivoi, alleviivaa, vaihda fontin väriä jne.) ainoastaan silloin, kun haluat korostaa jotain yksittäistä kohtaa.

Tässä tehtävässä opit ymmärtämään tyylien merkityksen ja miten ne poikkeavat muista muotoiluista.

Tehtävä: Luo tyhjä asiakirja

Luo tyhjä asiakirja käyttäen Tyhjä asiakirja ‑pohjaa.

Video: Muotoilumerkit

Perehdy: Muotoilumerkit, mitä ne ovat?

Tulostumattomilla merkeillä voit tarkentaa asiakirjan ulkoasua ja rakennetta tavalla, joka ei näy suoraan tulostetussa versiossa. Alkuun tulostumattomat merkit voivat tuntua hankalalta, sillä esimerkiksi välilyönnit näkyvät pisteinä sanojen välissä. Älä huoli, totut niihin nopeasti!

Hienoa

Miksi tarvitsen tulostumattomia merkkejä?

Tarkka ulkoasu: Voit säätää tekstin asettelua tarkasti, kuten rivien ja kappaleiden välistä tilaa.
Rakenteen hallinta: Näet asiakirjan rakenteen selkeämmin ja voit tehdä muutoksia helposti.
Ongelmien ratkaisu: Tulostumattomien merkkien avulla voit löytää ja korjata piilotettuja virheitä, kuten ylimääräisiä välilyöntejä.

Tavallisimmat tulostumattomat merkit

#### Välilyönti	Välilyönti muotoilumerkki
#### Sitova välilyönti	Sitova välilyönti muotoilumerkki
#### Rivinvaihto	Rivinvaihto muotoilumerkki
#### Kappalevaihto	Kappalevaihto muotoilumerkki
#### Sivunvaihto	Sivunvaihto muotoilumerkki
#### Osanvaihto	Osanvaihto muotoilumerkki

Rivinvaihto (`Shift + Enter`) vs kappalevaihto (`Enter`)

Rivinvaihto ei aloita uutta kappaletta. Sitä voidaan käyttää erimerkiksi monirivisen otsikon laatimiseen, jolloin samassa otsikossa on monta riviä. Sitä voi käyttää myös erimerkiksi luetteloissa, jolloin saat yksittäisen luettelomerkin alla olevaan tekstiin rivinvaihtoja.

Kappalevaihto sen sijaan aloittaa uuden kappaleen.

Osanvaihto

Osanvaihdolla voidaan jakaa asiakirja eri osioihin. Käymme tarkemmin läpi osanvaihtoja ja niiden käyttöä Vaakasuuntainen sivu ja asiakirjan osat -luvussa.

Osanvaihto valintanauhalla

Osanvaihdolla ei ole pikanäppäintä. Löydät tämän valintanauhalta. Valitse **Asettelu**‑välilehti, **Sivun Asetukset**‑ryhmä → **Vaihdot** → **Osanvaihdot**

Välilyönti (`Space`) vs sitova välilyönti (`Ctrl + Shift + Space`)

Sitova välilyönti lisää välilyönnin, joka pitää sanat tai merkit yhdessä samalla rivillä estäen niiden erottamisen rivinvaihdossa (esim. puhelinnumero ei katkea vaikka rivi vaihtuu).

Symbolit valintanauhalla

Saat sitovan välilyönnin myös valintanauhalta: Napsauta **Lisää**‑välilehden **Merkit**‑ryhmän **Merkki**‑valikon **Enemmän merkkejä** ‑painiketta.

Erikoismerkit

Sitova välilyönti löytyy Erikoismerkit ‑välilehdeltä. Saat lisättyä merkin valitsemalla sen painamalla Lisää‑painiketta.

Sivunvaihto (`Ctrl + Enter`)

Sivunvaihto on tarpeen, kun haluat aloittaa uuden sivun asiakirjassa ilman, että se vaikuttaa edellisen sivun sisältöön tai muotoiluun.

Sivunvaihto löytyy myös valintanauhalta.

Sivunvaihto valintanauhalla

Napsauta Lisää‑välilehden Sivut‑ryhmän Sivunvaihto‑painiketta.

Tehtävä: Ota muotoilumerkit näkyviin

Hienoa

### Muotoilumerkit

Muotoilumerkit (myös tulostumattomat merkit tai piilomerkit) ovat merkkejä, jotka eivät näy normaalitilassa. Niihin luetaan muun muassa välilyönti, kappalevaihto ja sivunvaihto. Muotoilumerkkeinä näytetään myös esimerkiksi tabulaattorin (sarkaimen) painallukset.

Kuva, miltä tulostumattomat merkit näyttävät

Kun sinulla on nämä merkit näkyvissä, näet mitä merkkejä on painettu ja pystyt helpommin muokkaamaan asiakirjaa.

Piilomuotoilupainike on valintanauhan Aloitus-välilehden keskivaiheilla

Piilomuotoilunappi löytyy valintanauhan aloitus-välilehdeltä kappaleryhmästä

Saat muotoilumerkit näkyviin napsauttamalla **Aloitus**‑välilehden **Kappale**‑ryhmän painiketta **Näytä kaikki**

Voit piilottaa muotoilumerkit painamalla painiketta uudestaan.

Tehtävä: Kirjoita mallin mukaiset kappaleet

Malliteksti: Vinkkejä tyylikkään asiakirjan muotoiluun [rivinvaihto] Muotoilu on tärkeää [rivinvaihto] Word on tekstinkäsittelyohjelma, joka mahdollistaa tyylikkäiden asiakirjojen laatimisen. Asiakirjat ovat käytännössä aina eräänlainen viestinnän muoto: Olet kertomassa jotakin asiakirjan lukijalle.

Kirjoita tyhjään asiakirjaasi mallin mukainen teksti. Muista lisätä loppuun ylimääräinen kappalevaihto.

(Tavallisesti saat asiakirjat ja pohjat valmiina, mutta nyt aloitamme kirjoittamalla hieman tekstiä käsin.)

Hienoa

### Kirjoittaminen ja tekstin rivittyminen

Kun kirjoitat tekstiä, paina Enter vasta sitten kun haluat aloittaa uuden kappaleen – ei siis jokaisen rivin lopussa. Word tekee rivinvaihdot automaattisesti. On suositeltavaa pitää muotoilumerkit näkyvissä, jolloin näet näytöllä Enterin painallukset, vaikka ne eivät tulostukaan.

Video: Osoitin ja kohdistin

Perehdy: Mikä ihmeen kohdistin?

Hiiren osoitin (engl. pointer) ja kohdistin (engl. cursor) ovat kaksi eri asiaa. Osoittimella tarkoitetaan kuvaketta (yleensä nuolta), jota liikutat käyttäessäsi hiirtä. Kohdistin, tai kansanomaisemmin kursori, sen sijaan on tekstissä vilkkuva pystypalkki.

Osoitin on hiiren kuvake, ja kohdistin on tekstissä vilkkuva pystyviiva

Tehtävä: Muotoile otsikot otsikkotyyleillä

Wordin idea on se, että muotoiluissa käytetään valmiita tyylejä.

Tyylien hyötynä on mm. se, että jos haluat muokata muotoilua, sinun ei tarvitse käydä tekemässä sitä asiakirjan eri kohtiin, vaan voit vain muokata tyyliä, jolloin muutokset tulevat käyttöön kaikkialla, missä tyyliä on käytetty. Otsikkotyylejä tarvitaan myöhemmin myös sisällysluettelon teossa ja otsikoiden numeroinnissa.

Wordin oletustyyli on Normaali, jota käytetään leipätekstissä.

Harjoitellaan seuraavaksi otsikkotyylien käyttöä: Muotoillaan kaksi ensimmäistä riviä käyttäen Otsikko 1 ja Otsikko 2 ‑tyylejä. Valitun otsikkotyylin voi tarkistaa viemällä kursorin riville, jolloin käytössä oleva tyyli korostuu harmaalla kehyksellä. Malli:

Ongelma: Haluamani tyylipainike on aina piilossa

Hyvin usein valintanauhalla on näkyvissä vain kolme tai neljä ensimmäistä tyylipainiketta, jolloin on ikävää aina joutua etsimään tyylejä valikoiden takaa. Saat kuitenkin tehtyä valintanauhalle lisää tilaa, poistamalla siitä sinulle tarpeettomia painikkeita.

Hienoa

Aloitus‑välilehden mukauttaminen

Avaa Wordin asetukset ensin napsauttamalla valintanauhan vasemmassa reunassa olevaa Tiedosto‑painiketta.

Saat varsinaiset asetuksen näkyville napsauttamalla vielä Asetukset‑painiketta.

Avautuvassa Wordin asetukset ‑ikkunassa, avaa vasemmasta reunasta Valintanauhan mukauttaminen‑välilehti.

Nyt voit muokata valintanauhalla näkyviä painikkeita. Avaa ensin Aloitus‑välilehden asetuksen oikean puoleisesta valikosta. Valitse poistettava ryhmä kuten esimerkiksi Puhe‑ryhmä ja napsauta Poista-painiketta.

Voit vastaavasti poistaa muitakin ryhmiä.

Tavallisessa käytössä vähemmälle käytölle jäävät Puhe‑, Kirjoitusavustaja‑ ja Käytä tiedostoja uudelleen‑ryhmät.

Kun ne on poistettu, on tyyleille enemmän tilaa.

Mukautusten palauttaminen

Toisinaan haluat palauttaa valintanauhan oletustilaan.

Valitse Valintanauhan mukauttaminen‑välilehdellä ensin valintanauhan välilehti, jonka haluat palauttaa (kuten esimerkiksi Aloitus) ja avaa Palauta‑valikko. Valitse valikosta vaihtoehto Palauta vain valintanauhasta valitun välilehden oletusasetukset.

Vaihtoehtoisesti voit poistaa kaikki mukautukset Palauta oletusasetukset kaikille mukautuksille ‑valinnalla. (Tosin painike ei toimi kaikissa Wordin versiossa, joten saattaa olla hyvä kuitenkin käyttää Palauta vain valintanauhasta valitun välilehden oletusasetukset ‑toimintoa.)

Perehdy: Tyylit

Aloitus‑välilehdellä Tyylit‑ryhmässä on valmiita tyylejä, joiden avulla voit vaihtaa valitun kappaleen muotoilua. Valitse muotoiltava alue napsauttamalla kappaletta hiirellä tai maalaamalla useita kappaleita. Ota sitten haluttu tyyli käyttöön napsauttamalla tyylin nimeä.

Voit myös ottaa tyylin käyttöön jo ennen tekstin kirjoittamista.

Tyylit löytyvät valintanauhan Aloitus-välilehdeltä

Napsauttamalla tyylijoukon oikeassa alakulmassa olevaa väkästä saat näkyville lisää tyylivaihtoehtoja.

Jos sinulla on pieni näyttö tai suuri resoluutio, saattaa tyylijoukko näkyä painikkeena. Napsauta painiketta, jotta saat tyylit näkyviin.

Tyylit löytyvät valintanauhan Aloitus-välilehdeltä

Yleisimmin käytetyt tyylit (kun käytössä on Office-teema)

#### Tyyli	#### Kuvaus	#### Esimerkki
Normaali	Asiakirjan oletusmuotoilu	kuvassa malliteksti
Ei väliä	Samanlainen kuin Normaali-tyyli, mutta riviväli pienempi ja kappaleväli puuttuu	kuvassa sama malliteksti, mutta rivi- ja kappalevälit ovat pienemmät
Otsikko 1 Otsikko 2 Otsikko 3	Käytetään asiakirjan otsikoissa. Näitä tyylejä voi hyödyntää sisällysluettelossa, nämä voi numeroida ja näiden avulla voi selata ja järjestellä asiakirjaa.	Otsikkotasot, joista 1 on suurin ja 3 on pienin
Otsikko	Käytetään halutessa asiakirjan pääotsikkona. Tämä ei suomenkielisestä nimestään huolimatta ole varsinainen otsikkotyyli, joten edellisessä kohdassa kuvatut ominaisuudet eivät päde tähän tyyliin.	Otsikkotyyliä voidaan käyttää pääotsikkona

Tehtävä: Varmista, että leipätekstin tyylinä on Normaali

Leipätekstiksi kutsutaan tekstejä, jotka eivät ole otsikoita. Varmista, että leipätekstissä käytetään tyyliä **Normaali**.

Tehtävä: Tallenna asiakirja

Tallenna laatimasi asiakirja haluamallasi nimellä käyttäen docx-tiedostomuotoa.

Hienoa

### Tallentaminen

Kertaa tallentamiseen liittyvät yksityiskohdat tarvittaessa Esitieto-luvusta.

Perehdy: Tiedostomuotoja

Docx-tiedostot ovat Wordin normaali tallennusmuoto asiakirjojen tallentamiseen. Asiakirjoja voi kuitenkin tallentaa myös muissa muodoissa.

Tiedostomuodon valinta tallennettaessa

Tallennus eri tiedostomuodoissa tapahtuu muuten samalla lailla, kuin edellisessä ohjeessa, mutta tallennuksen yhteydessä vaihdetaan tiedostomuoto.

Tallennusvaiheessa tiedostomuoto vaihdetaan odt-tiedostoksi

Koska kaikki asiakirjan ominaisuudet eivät välttämättä tallennu uudessa muodossa, saat mahdollisesti vielä varmistusikkunan, jossa voit joko hyväksyä tai hylätä tallennuksen.

Tallennus voidaan vahvistaa tai perua

Wordin vanha tiedostomuoto (doc-tiedostopääte)

Vuoteen 2003 asti Word-asiakirjat tallennettiin doc-tiedostoina. Jotkin vanhat Word-asiakirjat saattavat olla tässä muodossa. Voit tallentaa nämä asiakirjat nykyisessä docx-muodossa, mutta varmista, että asiakirjan ulkoasu ei muutu. Toisinaan jotkin muotoilut voivat näyttää erilaisilta.

PDF-tiedosto

PDF-tiedostot (Portable Document Format) ovat erittäin yhteensopivia, ja ne aukeavatkin halutun näköisinä käytännössä kaikilla eri tietokoneilla sekä puhelimissa ja tableteissa. Toisaalta PDF-tiedostoja on hankala muokata, mikä on joskus toivottavaakin.

Harjoittelemme kurssin kuluessa pdf-tiedostojen luomista Word-asiakirjoista, Excel työkirjoista ja PowerPoint esityksistä.

OpenDocument-asiakirja (odt-tiedostopääte)

Odt-tiedostomuoto (Open Document Format for Office Applications) on avoin tiedostomuotostandardi, jota yleisimmin käytetään OpenOffice.org-ohjelmistolla.

Olet nyt käynyt läpi ensimmäisen varsinaisen sivun tästä kokonaisuudesta ja sinulla tulisi olla aloitettuna ja tallennettuna oma uusi asiakirja. Muista jatkossa tallentaa asiakirjaasi, jottei siihen tekemäsi seuraavien sivujen harjoitteiden mukaiset muutokset häviä.

Seuraavalla sivulla perehdytään asiakirjan asetteluihin. Jos koet olevasi valmis tämän sivun tiimoilta, voit merkata sen suoritetuksi ja jatkaa eteenpäin.

Oletko suorittanut sivun tehtävät?

EiKyllä