Olet saanut tehtäväksesi raportoida laajasti terveydenhoitopiirissä olevien yksikköjen henkilöstön valmiuksia. Tätä varten sinulle toimitetaan yksikkökohtaisesti raportti työntekijöiden suorittamista erilaisista koulutuksista.
Saamasi raportit ovat kuitenkin hankalia käsitellä. Niissä on tyhjiä rivejä. Tieto on sikin sokin, ja sitä on hankala käsitellä, etkä pysty käyttämään Excelin tarjoamia erilaisia analysointitoimintoja, kuten taulukkotoimintoa tai pivot-raportteja. Edes tietotyyppejä ei pysty muuttamaan oikeiksi yleisillä keinoilla.
Tavoite
Siivoamme seuraavaksi työkirjan, ja siitä tulee lopulta seuraavanlainen.
Tehtävä: Tallenna CSV-tiedostoksi
Tässä tiedostossa tyhjät rivit (keltaiset) eivät ole oikeasti tyhjiä, päivämäärät ovat tekstiä ja taulukossa on yhdisteltyjä soluja, joten sen sijaan, että käyttäisi valtavasti aikaa asioiden etsimiseen ja muuttamiseen, kannattaa aineisto tallentaa csv-tiedostoksi.
Tällä tempulla saamme poistettua tiedostosta kaikki mahdolliset muotoilut. Lisäksi Excel käsittelee samalla tekstimuotoiset päivämäärät muuttamalla ne päiviä esittäviksi luvuiksi, jotka Excelissä esiintyvät eri päivämäärämuotoiluina.
Tehtävä: Tallenna xlsx-muotoon
Tallenna tiedosto takaisin xlsx-muotoon, jotta tulevat muotoilut tallentuvat. Käytä tallentamiseen eri nimeä kuin alkuperäisessä tiedostossa.
Tehtävä: Muuta sarakeleveydet sopiviksi
Tehdään taulukko seuraavaksi helpommin luettavaksi muuttamalla sarakeleveydet sopiviksi.
Tehtävä: Poista tyhjät rivit
Tehtävä: Tyhjien solujen täyttäminen
Tehtävä: Muuta kaavat arvoiksi
Kaavat on muutettava arvoiksi, muuten taulukko menee sekaisin esimerkiksi lajiteltaessa.
Nyt aineistosi on valmis!
Olemme tehneet tässä muutamia erikoisuuksia:
Tallentaneet tiedoston CSV-muotoon ja takaisin xslx-muotoon
Määritelleet soluille arvoja kaavoilla ja sen jälkeen muuttaneet kaavat tavallisiksi arvoiksi
Vaikka ensi alkuun saatat miettiä, onko tämä todella oikea tapa käyttää Exceliä, niin kyseessä on kuitenkin nopein ja varmin tapa päästä oikeaan lopputulokseen. Laita siis kikat korvan taakse. Saatat tarvita niitä hyvinkin pian.
